從一起經(jīng)濟(jì)案例看企業(yè)合同管理的重要性

合同管理是企業(yè)相對(duì)應(yīng)合同行為的每個(gè)階段而進(jìn)行全過程管理活動(dòng)的總稱。鑒于合同在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重要地位，企業(yè)必須將合同管理作為企業(yè)內(nèi)部最基本的管理重點(diǎn)，給予高度重視。值得注意的是，合同行為并不局限于與合同相對(duì)人簽署合同這樣一個(gè)靜態(tài)的時(shí)間點(diǎn)，而是一個(gè)動(dòng)態(tài)、連續(xù)的過程，包括：合同樣本的制定、技術(shù)性條款的設(shè)立、合同相對(duì)人資信狀況的調(diào)查、合同條款的談判、特別條款的約定、合同的簽訂、合同內(nèi)容的履行、爭(zhēng)議事項(xiàng)的發(fā)生及解決等一系列環(huán)節(jié)。企業(yè)合同管理即是圍繞這一系列具體環(huán)節(jié)而展開的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和實(shí)時(shí)控制活動(dòng)。

一、企業(yè)合同管理案例述評(píng)

筆者曾親身經(jīng)歷過這樣一個(gè)關(guān)于企業(yè)合同管理的案例。在筆者的常年法律顧問單位中，有一家生產(chǎn)企業(yè)。在該公司眾多的供應(yīng)商中，XX公司只是一個(gè)年供貨量不到百萬(wàn)的三類供應(yīng)商，且和該公司有2年以上的合作經(jīng)歷，賬面欠該供應(yīng)商的貨款一直維持在20萬(wàn)左右。因該公司重點(diǎn)供應(yīng)商的賬面欠款常常在1000萬(wàn)以上，主要原材料的欠款也都在100萬(wàn)以上，因此對(duì)XX公司的日常管理，公司相關(guān)人員并未作足夠的重視。  

然而就是這樣的一家小供應(yīng)商，在2008年經(jīng)濟(jì)大蕭條形勢(shì)下，在該公司正遭遇市場(chǎng)淡季，資金周轉(zhuǎn)出現(xiàn)困難時(shí)，向其當(dāng)?shù)氐姆ㄔ禾峤涣艘笤摴局Ц度控浛詈瓦`約金的請(qǐng)求，其所在地法院隨即凍結(jié)了該公司基本賬戶。本來欠債還錢，天經(jīng)地義，該公司本著此原則考慮盡快設(shè)法支付其全部貨款21萬(wàn)元，試圖說服其盡快撤訴，并解封被凍結(jié)的賬戶。然而律師在和對(duì)方的電話商談中發(fā)現(xiàn)，對(duì)方態(tài)度十分強(qiáng)硬，堅(jiān)持要求該公司在支付其全部貨款的基礎(chǔ)上，必須支付貨款違約金3.5萬(wàn)元及相關(guān)訴訟費(fèi)用等共計(jì)2.5萬(wàn)元，并稱只有貨款和相關(guān)費(fèi)用共27萬(wàn)元確認(rèn)收到XX公司賬戶后，XX公司方可辦理撤訴。

公司財(cái)務(wù)部門按照公司合同慣例計(jì)算應(yīng)付XX公司賬面欠款的違約金不足1萬(wàn)元，因此對(duì)XX公司的違約金主張?zhí)岢隽速|(zhì)疑，于是，公司決定打這場(chǎng)官司。然而，在經(jīng)過律師論證，調(diào)查了解，赴異地出庭，當(dāng)庭辯解，法官調(diào)解等諸多程序之后，這件官司最終的結(jié)果是，該公司除了支付賬面全部欠款21萬(wàn)元，還向?qū)Ψ街Ц读?span>6萬(wàn)元的違約金及相關(guān)費(fèi)用，才換回賬戶的解封和結(jié)案，可以說是輸?shù)膿p失慘重！到底是什么原因?qū)е碌哪兀?span>

總的歸納起來，主要有以下幾個(gè)要點(diǎn)：

1.在該公司合同檔案中未能找到2008年與對(duì)方例行續(xù)簽的經(jīng)濟(jì)合同。

2.XX公司在提供給其當(dāng)?shù)胤ㄔ旱馁Y料中，有一份該公司蓋章的2008年與之簽署的合同原件，其中在“其他約定事項(xiàng)”欄中有附加的手寫條款為：“如果出現(xiàn)爭(zhēng)議，由雙方協(xié)商，協(xié)商不成的情況下，由原告方人民法院依法解決，貨款延期支付，按銀行貸款利率的3倍執(zhí)行違約責(zé)任賠償。”

3.XX公司在開庭日向法官當(dāng)庭提供了一份其在當(dāng)?shù)匦庞煤献魃缃杩罱钃?jù)的原始憑證，標(biāo)明其年借款利率12％。(彼時(shí)銀行同期借款利率是5.85％)，按照此利率的3倍計(jì)算的違約利率為36％。

至此，案情基本明朗，XX公司顯然是有備而來，而且為自己的勝訴準(zhǔn)備了充足的證據(jù)，因此勝券在握。因?yàn)楦鶕?jù)該公司負(fù)責(zé)XX公司的業(yè)務(wù)人員講，該公司之所以沒有找到2008年與XX公司簽訂的合同，是因?yàn)樵谀瓿蹀k理合同續(xù)簽時(shí)，業(yè)務(wù)人員按照以往與該公司簽合同的慣例將合同版本擬定好經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，直接先辦理了該公司合同章的簽章，之后向?qū)Ψ郊某霾⒁髮?duì)方蓋章回寄，但此后卻忘記了主動(dòng)追回，導(dǎo)致未能拿到對(duì)方蓋章確認(rèn)的合同。業(yè)務(wù)人員確信，自己當(dāng)時(shí)寄出的合同原件的“其他約定事項(xiàng)”是空白的，并未添加上述手寫條款，XX公司也從未向該公司商談過要添加如上所述的“其他約定”。很明顯，XX公司按住了這份合同，表面上不傷和氣，繼續(xù)保持供應(yīng)業(yè)務(wù)不中斷，私下在合同上添加了所謂的“其他約定事項(xiàng)”，因?yàn)橛性摴臼孪壬w好的公章，因此添加的苛刻的違約金條款和對(duì)自己有利的管轄地?zé)o需經(jīng)該公司確認(rèn)，便為自己的日后訴訟設(shè)好了伏筆。

這場(chǎng)官司該公司輸了，輸在了企業(yè)合同管理的細(xì)節(jié)上，輸?shù)米屓诵耐矗?span>

二、企業(yè)合同管理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

在現(xiàn)代企業(yè)制度中，企業(yè)合同管理是企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，因此，從制度層面上講，大多數(shù)企業(yè)都建立了合同管理的相關(guān)制度，比如歸口管理和責(zé)任管理制度等，但是在實(shí)際執(zhí)行中，還是難免有這樣那樣的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)合同管理中常見的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)主要存在于以下幾個(gè)方面：

1.合同簽訂前的準(zhǔn)備工作做得不夠。簽訂合同前如果不注意合同對(duì)方的資信審查，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)遭受經(jīng)濟(jì)損失，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)绊懫髽I(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)或引發(fā)企業(yè)的全面虧損或破產(chǎn)。或者雖然前期注意了資信審查，但在過程中對(duì)對(duì)方的經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況等缺乏持續(xù)關(guān)注，不能及時(shí)掌握對(duì)方的資信變化信息，致使企業(yè)蒙受損失。

2.合同文本的審查不嚴(yán)格。一般說來，合同訂立的雙方都希望用本企業(yè)草擬的文本為合同樣本，因?yàn)楸酒髽I(yè)起草的文本，基本用語(yǔ)，條款，格式大多對(duì)本單位有利，也較熟悉，談判起來就方便一些。而用對(duì)方單位的文本，往往比較生疏，改動(dòng)量較大。甚至有的單位故意將文本寫得很長(zhǎng)，設(shè)置了很多文字陷阱，不咬文嚼字就會(huì)導(dǎo)致簽訂不利于本企業(yè)的合同。

3.合同文本中的條款有漏洞。比如上述案例中，雖然該公司使用的合同文本是按照公司法律顧問設(shè)計(jì)的范本來實(shí)施的，條款中有“其他約定事項(xiàng)”等項(xiàng)目，但是為了針對(duì)不同供應(yīng)商的不同需要，項(xiàng)目下的內(nèi)容一般不固定，需要在具體談判后根據(jù)雙方的共同意見填列。但是如果沒有其他約定就應(yīng)該在此欄注明“此項(xiàng)空白”或“無(wú)其他約定”等字樣，該公司正是忽略了這樣的細(xì)節(jié)，拿著空白的其他約定讓欺詐行為有機(jī)可趁。另外如對(duì)出現(xiàn)糾紛時(shí)的仲裁機(jī)關(guān)所在地的約定等，都缺乏明確的指定，導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)加大。

4.合同章管理不嚴(yán)格。從一般意義上講，與客戶簽訂合同，在把握基本原則的前提下，主要以滿足客戶的合理要求為導(dǎo)向，具體表現(xiàn)為合同文本的使用，異地的合同誰(shuí)先蓋章等，而在和供應(yīng)商的合作中，在供大于求的環(huán)境下，供應(yīng)方是處于被動(dòng)地位的。也就是說，供應(yīng)商在雙方談判的合同條件下，應(yīng)該先在合同上蓋章后再傳遞給購(gòu)買方，因此，上述案例中的合同章蓋章程序是有疑點(diǎn)的，即使是需要購(gòu)買方先蓋章確認(rèn)，也應(yīng)該作為合同章管理中的一個(gè)特例來追索后續(xù)進(jìn)展，如果能做到這一點(diǎn)，損失也是可以避免的。

5.合同檔案管理不健全。上述案例出現(xiàn)時(shí)，在該公司未能找到經(jīng)濟(jì)合同原件，而對(duì)方卻有該公司蓋章的合同原件作為證據(jù)，這對(duì)合同檔案管理是一個(gè)多大的諷刺！雖然這樣的漏洞可以通過加強(qiáng)責(zé)任人追究制度予以解決，但是在實(shí)際的管理中，業(yè)務(wù)人員難免按照供應(yīng)商的重要性來分配自己的管理精力，所以由業(yè)務(wù)人員直接追索自己負(fù)責(zé)的供應(yīng)商的合同檔案明顯不合理。

6.企業(yè)合同管理的法律意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)應(yīng)當(dāng)重視的訴訟證據(jù)重視程度不高。合同涉及訴訟的，并不是所有書面證據(jù)都具有法律效力。有效的證據(jù)，應(yīng)當(dāng)是原件的、與事實(shí)有關(guān)的、有蓋章或者簽名的、有明確內(nèi)容的、未超過期限的。不具備法律效力的書面證據(jù)只是廢紙一張。在合同履約過程中應(yīng)簽證確認(rèn)的沒有進(jìn)行簽證確認(rèn)，當(dāng)發(fā)生糾紛時(shí)可能因無(wú)法舉證而敗訴。被拖欠應(yīng)收款的情況出現(xiàn)后，由于不能及時(shí)訴諸法律，當(dāng)起訴時(shí)才發(fā)現(xiàn)已超過了2年的訴訟時(shí)效。這些法律意識(shí)不強(qiáng)導(dǎo)致的直接后果就是企業(yè)蒙受經(jīng)濟(jì)損失。

三、企業(yè)合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)防范

為了更好的防范企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)，減少潛在的企業(yè)合同管理可能引起的經(jīng)濟(jì)損失，結(jié)合上述企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，在企業(yè)合同管理中應(yīng)做好如下幾項(xiàng)工作：

1.建立健全企業(yè)合同管理制度。要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實(shí)可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎(jiǎng)懲與掛鉤考核等。建立和健全企業(yè)的合同管理制度，必須根據(jù)我國(guó)的《合同法》和相關(guān)的法規(guī)，以及企業(yè)的實(shí)際情況。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。

2.加強(qiáng)企業(yè)合同管理人員的培訓(xùn)教育，全面提升企業(yè)合同管理人員的素質(zhì)，包括他們的思想水平、法制水平、文字水平和業(yè)務(wù)能力。有了健全的合同管理制度，只是為合同管理的風(fēng)險(xiǎn)防范創(chuàng)造了環(huán)境，合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低以及執(zhí)行力的強(qiáng)弱，直接影響著合同管理的質(zhì)量。通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使合同管理人員掌握合同法律知識(shí)和簽約技巧，堅(jiān)持持證上崗和年檢考核制度，不但要增強(qiáng)合同管理人員的責(zé)任感，也要提高合同法律意識(shí)。一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)通過公開考評(píng)和競(jìng)爭(zhēng)招聘方式選拔優(yōu)秀的人員上崗，在使用過程中堅(jiān)持優(yōu)勝劣汰的原則，堅(jiān)持把優(yōu)秀的人才放在這個(gè)崗位上。另一方面可根據(jù)企業(yè)與市場(chǎng)的實(shí)際，組織合同管理人員在職學(xué)習(xí)，加大智力投資。此外，建立起嚴(yán)格的崗位責(zé)任制。對(duì)合同管理人員明確責(zé)、權(quán)、利，建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，對(duì)合同管理人員建立起良性激勵(lì)機(jī)制。

3.從法律角度對(duì)企業(yè)合同管理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行嚴(yán)格審查和控制。企業(yè)可根據(jù)自身的規(guī)模和條件設(shè)立法律部門或者聘請(qǐng)法律顧問，此部門或者此崗位對(duì)企業(yè)合同的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。具體包括對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化合同文本的訂立，合同條款的檢查，違約責(zé)任的合理設(shè)定，其他合同法律風(fēng)險(xiǎn)的防范等。法律部門或者法律顧問從合同的項(xiàng)目論證開始，監(jiān)督、檢查并指導(dǎo)當(dāng)事人資信調(diào)查，合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理等合同管理活動(dòng)的全過程，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，減少合同糾紛中企業(yè)的損失，有效維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。

4.加強(qiáng)合同檔案管理和合同專用章管理。合同檔案管理是企業(yè)檔案管理的一部分，同時(shí)又是企業(yè)合同管理工作的一部分，有的企業(yè)將合同檔案交由企業(yè)經(jīng)辦合同的業(yè)務(wù)人員管理檔案，筆者認(rèn)為這種做法欠妥，首先是業(yè)務(wù)人員本身事務(wù)繁雜，對(duì)于檔案管理工作要求的嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致等可能無(wú)法兼具；其次是按照內(nèi)部控制中的牽制原則，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦者負(fù)責(zé)其經(jīng)辦合同的檔案管理并不能有效的控制漏洞。因此筆者建議合同檔案應(yīng)由公司設(shè)專人管理，或由合同章管理人員監(jiān)管，并建立起嚴(yán)格的審核、登記制度和相應(yīng)的管理制度，凡是經(jīng)公司加蓋了合同專用章的合同或其他文書都必須在公司有備案資料或登記，絕不能再出現(xiàn)上述該公司曾經(jīng)出現(xiàn)的漏洞。

5.及時(shí)處理違約糾紛。合同關(guān)系是一種法律關(guān)系，違約行為是一種違法行為，要承擔(dān)支付違約金、賠償損失或強(qiáng)制履行等法律后果。企業(yè)法律部門或法律顧問審查合同時(shí)選擇合適的違約條款和糾紛處理?xiàng)l款顯得很重要。合同一旦發(fā)生違約情形，企業(yè)要區(qū)別情況，及時(shí)采用協(xié)商，仲裁或訴訟等方式，積極維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。